Haastattelussa Elkan arkistonjohtaja Olli Alm: ”Digitalisaation avulla arkistojen aineistolle on mahdollista löytää täysin uutta käyttöpotentiaalia”

Vuodesta 1981 lähtien Mikkelissä on toiminut Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Elka. Elkan toiminnan tarkoituksena on ollut turvata suomalaista elinkeinoelämää koskevan historiatiedon ja perinteen säilyminen. Kyseessä on Suomen ainoa yritysten ja elinkeinoelämän asiakirjallisen historian säilyttämiseen erikoistunut laitos ja aineistomäärältään Suomen toiseksi suurin arkisto. Digitalian juhlavuoden artikkelisarjaa varten haastattelimme Elkan arkistojohtajaa Olli Almia.

Olli Almin kiinnostus historiaa kohtaan alkoi jo lapsuudessa. Lukiovuosien jälkeen lapsuuden unelma toteutui, sillä Alm aloitti opinnot Itä-Suomen yliopistossa pääaineenaan Suomen historia. Ensikosketus muistiorganisaatiosta syntyi, kun Alm päätyi asiakirjahallinnon peruskurssille ja kurssin myötä Joensuun Maakunta-arkistoon. Alm suoritti tutkintoon kuuluvan harjoittelun samaisessa arkistossa. Harjoittelupaikka poiki ensimmäisen arkistoalan työpaikan.

Silloisesta Mikkelin Maakunta-arkistosta soitettiin, ja Alm aloittikin työskentelyn Mikkelissä kesällä 2006. Työtehtävät olivat monipuoliset, ja niihin kuului muun muassa asiakaspalvelua, sukuselvitysten tekemistä sekä aineistojen hakemista ja järjestelyä. Alm on ollut laaja-alaisesta työnkuvasta kiitollinen, sillä aika oli hyvin opettavaista. 

Seuraavana vuonna Elkassa käynnistyi sota-arkistoprojekti, johon Alm valittiin tiiminvetäjäksi. Ura Elkalla eteni ja johti syksyllä 2009 tietopalvelu- ja kehittämispäälliköksi. 15 vuoden ajan Alm vastasi kehittämishankkeista ja asiakaspalvelusta. Vuonna 2024 uralle tuli jälleen uusi käänne, kun Alm valittiin Elkan arkistojohtajaksi.

”Työnkuvaani kuuluu tämän koko laitoksen johtaminen, eli toimintasuunnitelmien ja talousarvioiden tekeminen sekä hallinnon pyörittäminen. Elkalle on myös 2020-luvun kuluessa tullut jatkuvasti kehittämishankkeita, joissa olen ollut mukana”, Alm summaa.

Memory Campuksen verkostot tukevat kehittämistä

Alm kertoo, että kehittämishankkeet ovat keskeinen väylä tietojärjestelmien ja palvelujen kehittämiseen. Hanketoimintaan on motivoinut näkymä Elkasta Suomen arkistosektorin eturivin toimijana. Alm kokee, että tavoitteeseen on myös päästy.

”Kaikki ansio kuuluu Memory Campukselle ja sitä ennen Digital Mikkelille. Yhteistyökumppaneille, joiden kanssa työtä on tehty. Yhdessä me pystytään näitä hyviä rahoitushakemuksia tekemään”, Alm toteaa.

Digitalian ja Memory Campuksen roolin tiedonhallinnan kehittäjänä Alm kokee merkittävänä. Hyvänä esimerkkinä Alm mainitsee Memory Campuksen syksyllä 2024 järjestämän kansainvälisen Digital Archiving Futures -seminaarin, johon osallistui yli 400 tiedonhallinnan asiantuntijaa.

”Jos joku ei vielä ennen syksyä 2024 tiennyt Digitaliasta ja Memory Campuksesta, niin tuon seminaarin jälkeen kyllä jokainen alalla tietää”, Alm toteaa.

Uusi hanke kytkeytyy tiedon huoltovarmuuden teemaan

Tammikuussa käynnistyy Tiedon huoltovarmuudella turvatumpi tulevaisuus -hanke, jonka toteuttavat yhteistyössä Elinkeinoelämän keskusarkisto Elka, Kansallisarkisto ja Xamk.

Hankkeen tavoitteena on tarjota yrityksille ja arkistoille ratkaisuja digitaalisen tiedon luotettavuuden, säilyvyyden ja saatavuuden varmistamiseksi myös häiriö- ja poikkeustilanteissa. Alm kertoo, että hanke on erittäin ajankohtainen kahdesta syystä. Euroopassa vallitsee sotatila ja turvallisuuspoliittinen tilanne on kärjistynyt kansainvälisesti. Toinen näkökulma löytyy teknologian kehityksestä, kuten tekoälystä.

”Kun nämä kaksi yhdistetään, eli jos on pahantahtoinen valtio ja sillä käytössään kehittyneitä tekoälytyökaluja, niin se saa pahaa jälkeä aikaiseksi. Suomessakaan ei olla immuuneja pahantahtoiselle vaikuttamiselle”, Alm tiivistää.

Alm kokee, että arkistojen rooli on toimia yhteiskunnallisesti tärkeän tiedon varmuusvarastona. Aineistojen käytettävyys ja luotettavuus tulee turvata kaikissa ajoissa, myös poikkeusoloissa. ”Jos luottamus asiakirjoihin tai viranomaisiin menee, niin sitten ollaan pulassa.”

Tiedon huoltovarmuudella turvatumpi tulevaisuus -hanketta rahoittaa vuosina 2026–2027 Etelä-Savon maakuntaliitto Euroopan aluekehitysrahastosta.

Miltä näyttää tiedonhallinnan tulevaisuus?

Tulevaisuudessa tiedonhallinnan merkitys kasvaa Almin mukaan entisestään. Tiedon määrä tulee lisääntymään ja yhteiskunta siirtyy dataintensiivisempään suuntaan. Alm uskoo, että tulevaisuudessa ala tulee tekijöiden ja työtehtävien osalta monipuolistumaan. Erilaisilla taustoilla ja koulutuksilla olevia henkilöitä tulee työskentelemään tiedonhallinnan tehtävissä. Työtehtävien muutoksiin voi myös osaltaan vaikuttaa tekoäly, jolla voi olla rooli esimerkiksi erilaisissa datan valvontatehtävissä.

Elkan osalta Alm ennakoi, että tulevaisuudessa analoginen aineiston saapuminen tulee vähenemään ja vastaavasti sähköisen aineiston määrä kasvaa. Alm näkee Elkalla ja yleisesti arkistoilla erittäin hyvät edellytykset hyötyä digitalisaatiosta: ”Digitalisaation avulla arkistojen aineistolle on mahdollista löytää täysin uutta käyttöpotentiaalia.”

Almille arkistojen tunnettuuden ja aineiston käytettävyyden lisääminen on yksi kehittämistyön tärkeimpiä teemoja. Aineistojen jakaminen digitaalisessa muodossa tekee niistä helpommin saavutettavia. Lisäksi tekoäly voi helpottaa aineiston hakemista, sillä tekoälyllä tehdyt tiivistelmät sekä asiasanoitukset parantavat aineistojen löytymistä. Alm kokee erittäin tärkeänä, että ihmisiä kiinnostavia aineistoja saadaan sellaiseen muotoon, että kansalaisten on niitä mukava käyttää.

Lue lisää:
ELKA | Suomen elinkeinoelämän keskusarkisto
ETKOT – hanke – Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu