Kohtaamispaikkoja tiedonhallinnan ammattilaisille

Tutkimuskeskus Digitalian 10-vuotisjuhlavuoden artikkelisarjassa nostamme esiin tiedonhallinnan asiantuntijoita meiltä ja maailmalta. Tällä kertaa haastateltavanamme on tiedonhallintapäällikkö Liisa Leppänen Helsingin kaupungilta.

Liisa on Digitaalisen tiedon kesäkoulun uskollisimpia kävijöitä peräti seitsemällä osallistumisellaan kaikkiaan 9 kertaa järjestettyyn tapahtumaan. Hän on myös Xamkin alumni sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusohjelmasta.

Kesäkoulu on Digitalian vuosittain toteuttama jatkuvan oppimisen tapahtuma alan asiantuntijoille ja opiskelijoille, kärkenä ajankohtaiset tiedonhallinnan juridiikkaan, etiikkaan ja tekniikkaan liittyvät sisällöt ja hankkeiden tuoreimmat tulokset. Teemat vaihtuvat vuosittain. Vuoden 2025 kesäkoulussa käsiteltiin vastuullista tekoälyä ja digitaalisia aineistoja.

Sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutus osui ytimeen

Vuonna 2015 Liisa työskenteli juridiikan koulutussuunnittelijana Edita Publishingilla. Se oli hänen ensikosketuksensa tiedonhallintaan juridisesta näkökulmasta. Aihetta tutkiessaan Liisa osui silloisen Mamkin sivuille ja huomasi, että hakuaika tiedonhallinnan (tuolloin sähköisen asioinnin ja arkistoinnin) YAMK-koulutusohjelmaan oli juuri meneillään. Liisa aloitti opinnot tammikuussa 2016 ja valmistui Xamkista ripeää tahtia joulukuussa 2017.

– Siitä lähtien olen ollut tekemisissä tiedon kanssa erilaisissa rooleissa ja laajentanut osaamistani tietosuojaan. Opintojen kautta sain valmiudet alan töihin ja tutustuin huipputyyppeihin, joiden kanssa edelleen pidämme yhtä.

Millaisten ajankohtaisten teemojen parissa työskentelet?

-Tällä hetkellä työskentelen Helsingin kaupungin hyvinvointialueella Arkkitehtuuri ja kehittäminen -alayksikössä. Tehtäviini kuuluu kaikenlaista kiinnostavaa tietoasiaa laidasta laitaan, muun muassa data governancen ja tietokulttuurin edistämistä, vaatimusmäärittelyjä ja tietoarkkitehtuurin edistämistä.

 Entä millainen oli ensikosketuksesi tiedonhallintaan?

– Ensimmäinen ”oikea” tiedonhallinnan työpaikkani oli harjoittelu Finnairin lentokonehuollossa huoltokirjanpidon parissa. Siellä pääsin myös näkemään, miten tällaista tietoa voidaan jatkokäyttää ja minkälaista liiketoimintahyötyä siitä voidaan saada.

Liisan ensimmäinen muistikuva Digitaliasta puolestaan on opintojen aloituksesta vuodelta 2016, jolloin tutkimuskeskuksen toimintaa käytiin esittelemässä uudelle opiskelijaryhmälle. Nimi jäi mieleen ja Digitalian toiminta on tullut tutuksi sen jälkeen erityisesti tapahtumien kautta.

Tiedonhallinnan ammattilaiset rakentavat datayhteiskuntaa

Digitalian roolin Liisa näkee erityisesti datan säilymisen asiantuntijuudessa ja asiakirjallisen tiedon ja datan ammattilaisten yhteen tuomisessa. Miten dataa voidaan säilyttää niin, että ymmärrettävyys ja hyödynnettävyys säilyy kymmeniä ja jopa satoja vuosia?

Digitalia toteuttaa tärkeää tehtävää, sillä tiedonhallinnan merkitys kasvaa koko ajan, Liisa muistuttaa. Eri järjestelmät ovat pullollaan dataa. Siinä missä paperi- tai PDF-muotoiset asiakirjat ovat lähtökohtaisesti informaatiota, data on vasta raaka-ainetta, jota pitää hallita, jotta sitä voidaan hyödyntää, säilyttää ja hävittää oikein.

Tämä on tiedonhallinnan ammattilaisten ydinosaamista ja heidän tulee olla aktiivisesti mukana datatalouden kehityksessä. Tiedonhallinnan käsitteen sisältö tulisikin käsittää perinteistä asiakirjahallintoa laajempana.

Kerro vielä lopuksi, mikä houkuttelee osallistumaan Digitaalisen tiedon kesäkouluihin?

– Tapahtumasta on tullut minulle perinteinen syksyn avaus lomakauden jälkeen. Kesäkoulusta saa tuoretta tietoa, näkee vanhat tutut ja rakentuu myös uusia verkostoja.

Nähdään siis tulevissa tapahtumissamme!

Artikkelin kansikuvan on luonut Hipulle asennettu Stable Diffusion, generatiivinen tekoäly. Tekoälylle syötetty kehote:
Soft autumn tones, subtle digital textures, scattered documents and data fragments, a modest central figure symbolizing experience and learning, abstract shapes representing information flow, warm and neutral color palette, understated composition, in the background, clean lines, open spaces,, no people, no text, no logos, BREAK”