Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa pohdittiin EU:n vaikutusta tiedonhallintaan ja arkistointiin

Arkistoyhdistyksen perinteinen syysseminaari järjestettiin perjantaina 25.10.2024 Tieteiden talolla Helsingissä. Seminaarin teemana oli tänä vuonna ”Arkistot ja EU”.

Päivän esityksissä ja keskusteluissa tarkasteltiin erilaisista näkökulmista, miten EU on vaikuttanut arkistointiin ja tiedonhallintaan. Puhujia oli mm. Kansallisarkistosta, Metsä Groupista, Svenska Litterattursällskapetista, Valtioneuvoston kansliasta ja Ålands landskapsarkivista. Seminaari oli houkuttanut paikalle kolmisenkymmentä arkistoinnin ja tiedonhallinnan asiantuntijaa ja toinen samankokoinen joukko osallistui etäyhteydellä.

Monessa esityksessä lähdettiin liikkeelle EU:n regulaatiosta esimerkiksi datan, avoimen datan tietosuojan, tekoälyn, tekijänoikeuksien suhteen. Arkistotoimijat kuvasivat miten eurooppalaisessa yhteistyössä tavoitellaan standardointia ja harmonisointia. Tavoitteena on aito digitaalinen yhteentoimivuus ja sitä kautta vaikuttavuus. Näin regulaation lisäksi saadaan käytännön ratkaisuja kentälle. Kun kentällä on sovittu pelipaikat ja eri roolien (maalivahti, puolustaja, tuomari jne) tehtävät, ei haittaa vaikka pelaajat ajan kuluessa vaihtuvat.

Yhteisten rakenteiden velvoittavuus nähtiinkin itse asiassa toimintaa kehittävänä positiivisena kirittäjänä. Läpi päivän esillä oli tunnistettuja muutosvoimia, joihin EU-tasolla haetaan ratkaisuja. Eniten esiin nostettiin seuraavia: digitransformaatio ml. tekoäly, geopoliittiset muutokset, sääntelyn kehittyminen, EU:n sisämarkkinoiden vahvistaminen ja asiakasvaatimusten kiristyminen.

Kansallisarkiston tiedonhallintapäällikön Markus Merenmiehen esimerkissä standardointi auttoi vientimarkkinan valloituksessa, kun jäkälälaatikkostandardi (SFS, 1929) vakiintui käyttöön 100 vuotta sitten. Pitäisikö meidän ajatella digitaalisia kontteja, digiarkistoinnin työkaluja samoin? Kaapin pohjalle analogisten verrokkien tapaan unohtuvien digitaalisten kenkälaatikoiden sijaan tarvitsisimme siis digitaalisia jäkälälaatikoita – tietopaketteja, jotka olisivat oikeasti jaeltavissa, saavutettavissa ja hyödynnettävissä Euroopan laajuisesti.

Musiikkiarkiston johtaja Juha Henriksson kertoi kattavasti yhteyksistä kulttuuriperinnön, data-avaruuksien ja tutkimusdatan eurooppalaisissa kehityslinjoissa. Eurooppalaisten verkostojen kautta pääsee helpoimmin mukaan yhteiseen keskusteluun, yhteistyöhön sekä rahoitettuihin hankkeisiin. Tällaisina vaikuttamisen paikkoina esille tulivat mm. Europeana network association, DLM Forum ja Time Machine.

Iltapäivän esityksissä kuulimme tietoasiantuntija Maarit Ilomäen ja tiedonhallinnan suunnittelija Marianne Kuritun esityksen valtioneuvoston kanslian EU-tiedonhallinnan toteutuksesta ja sen kehittymisestä vuosien varrella. Ahvenanmaan maakunta-arkiston esittely landskapsarkivarie Åke Söderlundin toimesta avasi arkistotoimen säätelyä, ohjausta ja toimintaa itsehallintoalueella. Ison kansainvälisen yrityksen arkistointiin EU-regulaation ja raportointivaatimukset ovat tuoneet Metsä Groupin dokumentinhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijan Mikko Hyvärisen mukaan paljon myönteisiä muutoksia, vaikka julkisessa keskustelussa näkyy kriittisin massa.

Seminaari päättyi paneelikeskusteluun, jossa pohdittiin EU-sääntelyn etuja ja haasteita arkistoinnin näkökulmasta. Paneelissa nousi esiin sääntelyn selkeyttävä vaikutus, mutta myös haasteet soveltamisessa sekä käytetyissä käsitteissä. Positiiviseksi tunnistettiin kulttuuriperinnön säilyttämisen ja jakamisen suhteen EU:n pitkäjänteinen, tulevaisuusorientoitunut kehittämisote.

Vuoden arkistoteko -palkinto myönnettiin toimittaja Maarit Tyrkölle. Tyrkkö palkittiin merkittävästä, viisivuotisesta työstään laajan arkistonsa järjestämisessä ja digitoimisessa sekä sen luovuttamisessa Kansallisarkistoon osaksi suomalaista kulttuuriperintöä.

Vuoden arkistoteko -kunniamaininnan sai Yksityiset keskusarkistot ry pitkäjänteisestä työstä 25-vuotisen toimintansa aikana suomalaisen yksityisarkistotoiminnan edistämiseksi. Palkinnon vastaanottivat arkivchef Lena Karhu ja arkistonjohtaja Kaisa Rihu. Yksityiset keskusarkistot – De privata centralarkiven ry (https://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/) on yhdeksän yksityisen valtionapuarkiston vuonna 1999 perustettu yhteistyöelin.