Kansallisarkiston massadigitointi parantaa aineistojen saavutettavuutta
Tutkimuskeskus Digitalian 10-vuotisjuhlavuoden artikkelisarja jatkuu syventymällä Kansallisarkiston massadigitointitoimintoihin. Haastateltavina ovat Kansallisarkiston ylitarkastaja ja tiiminvetäjä Tiina Hölttä sekä digitoija Jere Romppanen.
Millainen oli ensikosketuksenne muistiorganisaatioihin?
Höltän työura muistiorganisaatioissa alkoi silloisesta Helsingin yliopiston mikrokuvaus- ja konservointilaitoksesta, joka nykyään kuuluu Kansalliskirjastoon. Hölttä toimi toimistosihteerinä, ja työnkuvaan kuului muun muassa sanomalehtien esivalmistelua. Tuolloin heräsi innostus oman osaamisen kehittämiseen.
”Elinikäisestä oppimisestä tuli ikään kuin harrastus”, Hölttä toteaa. Hän on opiskellut useaan otteeseen aikuisiällä. Koulutukseltaan hän on kirjastonhoitaja, tradenomi (AMK ja YAMK) sekä filosofian maisteri.
Kansallisarkistolla Hölttä aloitti vuonna 2019 massadigitoinnin pilottihankkeessa suunnittelijana ja tuotantovastaavana. Kun Kansallisarkiston toiminta laajeni vuonna 2021 Mikkeliin, Höltästä tuli Kansallisarkiston Mikkelin toimipisteen ylitarkastaja sekä tiiminvetäjä Mikkelissä ja Helsingissä. Vuosi 2026 tuo jälleen yhden muutoksen Höltän työuraan. Kansallisarkiston organisaatiomuutoksen myötä Hölttä toimii vuoden alusta alkaen massadigitointiyksikön yksikönpäällikkönä.
Jere Romppanen on massadigitoinnin parissa työskentelevä digitoija. Hänen työuransa muistiorganisaatioissa käynnistyi Kansallisarkiston digitointihankkeessa vuonna 2021. Aikaisemmin samana vuonna hän oli suorittanut Digitoinnin ammattilaiseksi -koulutuksen Xamkissa. ”Hakeuduin koulutukseen, sillä halusin oppia lisää digitoinnista, kuten digitointimenetelmistä”, Romppanen kertoo.
Mitä tarkoittaa massadigitointi?
Massadigitointi on palvelu, jota Kansallisarkisto tuottaa valtion viranomaisille. Siinä valtionhallinnon pysyvästi säilytettävät analogiset tietoaineistot muutetaan keskitetysti digitaaliseen muotoon ja analogiset ilmentymät hävitetään polttamalla varoajan jälkeen.
”Digitoitavaa aineistoa on 135 hyllykilometriä eli suurin piirtein Mikkelistä Lahteen”, kertoo Hölttä.
Tähän mennessä aineistoja on digitoitu reilun 11 hyllykilometrin verran, mikä tarkoittaa yli 137 miljoonaa kuvatiedosta vuodesta 2019 alkaen. Nykyhetkellä massadigitointi tuottaa noin 30 miljoonaa kuvatiedostoa vuodessa. Massadigitointia toteuttaa Mikkelissä sekä Helsingissä noin kolmekymmentä työntekijää. Mikkelin osuus kaikesta digitoinnista on noin 70 %.
Hölttä toteaa, että massadigitointiin tarvittava osaaminen on erittäin arvokasta. ”Massadigitoinnilla vapautetaan valtavat määrät valtion organisaatioiden olosuhdevalvottuja arkistotiloja. Säästöt pitkällä aikavälillä ovat miljoonia.”
Digitoitavia aineistoja on monessa muodossa. Romppanen kertoo, että digitoitavaksi tulee niin tavallisia asiakirjoja kuin myös valokuvia, sanomalehtiä, kirjoja, rakennuspiirustuksia ja karttoja. Eri aineistoille tarvitaan omanlaistaan erityisosaamista ja toisinaan myös salapoliisityötä. Romppanen kertoo esimerkin: hänen tuli digitoida kuljetuksen aikana väärään järjestykseen päätyneitä lehtileikkeitä. Ennen digitoinnin aloittamista tuli aineisto järjestellä taas huolellisesti oikeaan järjestykseen.
”Meille arkistoinnissa on tärkeää se alkuperäisjärjestys. Säilytämme viranomaisten järjestyksen”, Hölttä toteaa.
Yhteistyö rikastuttaa toimintaa
Xamkilla, tutkimuskeskus Digitalialla ja Kansallisarkistolla on kokemusta yhteistyöstä jo vuosien ajalta monista kehittämishankkeista. Höltän mukaan yhteinen hanketoiminta on ollut erittäin onnistunutta. Hankkeet ovat tuoneet mukanaan uutta osaamista, uusia työntekijöitä, yhteistyöverkostojen laajenemista sekä uusia ideoita organisaation toiminnan kehittämiseen. Romppanen täydentää, että hankkeiden myötä digitointiprosessi on kehittynyt. Hankkeissa on opittu uusia työskentelytapoja, jotka ovat jääneet pysyvästi työntekijöiden käyttöön.
Tämän vuoden toukokuussa päättyi kaksi vuotta kestänyt JoDi – Joustavat koulutus- ja työelämäpolut tulevaisuuden digitointiosaajille -hanke, jonka toteuttivat yhteistyössä Xamk, Kansallisarkisto ja Itä-Savon koulutuskuntayhtymä Samiedu. Kansallisarkisto koulutti 6–8 viikon ajan kolmessa eri ryhmässä 12 digitoinnin osaajaa sekä toimi asiantuntijaluennoijana Xamkin koulutuksissa.
”Hanke rikastutti perehdyttämismateriaaliamme ja toi mukanaan myös uusia osaajia. JoDi-hankkeen harjoittelijoista kuusi rekrytoitiin massadigitoinnin tehtäviin, Hölttä kiteyttää.
Hölttä ja Romppanen lisäävät, että yksi keskeinen sidosryhmäyhteistyön muoto on kansainväliset vierailut. Toimintaan ovat käyneet tutustumassa kaikki Pohjoismaiden kansalliskirjastot. Vierailujen tarkoituksena on ollut oppia suomalaisten toimintatavoista ja poimia ideoita omaan toiminnan kehittämiseen. Vieraita on käynyt Tanskasta, Islannista, Norjasta, Ruotsista ja Virosta. Kaukaisimmat vieraat ovat tulleet Japanista saakka.
”Japanista saapui seitsemän hengen delegaatio, joka oli perustamassa arkistoa Tokioon. He halusivat tutustua meidän toimintaamme, sillä jostain heille oli kantautunut, että olemme aika edistyneitä täällä”, Hölttä muistelee kesällä 2023 tapahtunutta vierailua.
Entä miltä näyttää tiedonhallinnan tulevaisuus arkistoinnin näkökulmasta?
Romppanen tuo esille, että digitoijan työssä tulevaisuus on ensisijaisesti teknologian kehittymistä. ”Kehitys kehittyy, laitteisto kehittyy. Meillä se konkretisoituu ehkä myös skannereissa, mutta validointiin on saatu jo nyt monia hyviä ominaisuuksia”, Romppanen toteaa.
Digitointiprosessissa on jo nyt olemassa tekoälyavusteisia työkaluja, joilla voidaan tunnistaa digitoidusta aineistosta esimerkiksi tyhjiä sivuja tai kääntää sivuja automaattisesti lukusuunnan mukaan. Uusien innovaatioiden ja tekoälyn sekä analytiikkainfrakehittämisen myötä tulevaisuudessa saadaan lisää apua ihmissilmien lisäksi koneavusteiseen validointiin esimerkiksi taittuneiden kulmien ja post’ it -lappujen havaitsemiseen, jonka myötä laadunvalvontatyö tulee helpottumaan ja nopeutumaan.
Hölttä kertoo, että muuttamalla analogista aineistoa digitaaliseen muotoon tuetaan Suomen roolia yhtenä digitalisaation kärkimaana. Nykyaika on jo osoittanut, että analogisten aineistojen käyttö tutkijasaleissa on vähenemään päin. Aineistojen saatavuus ei kuitenkaan saisi rajoittaa niiden tutkimuskäyttöä. Digitoinnissa on loppujen lopuksi kyse aineistojen saavutettavuuden ja käytettävyyden parantamisesta.
Kansallisarkiston massadigitointi jatkuu tuottavuushanke I rinnalla lokakuussa käynnistyneessä tuottavuushanke II:ssa, jonka ensimmäinen erä kestää vuoden 2026 loppuun saakka.
Kansikuva: Jenna Romppanen
Lue lisää:
Massadigitoinnin palvelu | Kansallisarkisto
